Umowa o zachowaniu poufności – co to jest i czym grozi jej złamanie

Spis treści

 

• NDA – co to jest?
• Umowa o poufności NDA – co może zawierać?
• Umowa o zaufaniu poufności z osobą fizyczną
• Umowa o zachowaniu poufności z pracownikiem
• Co grozi za wyjawienie poufnych informacji?

 

Zastanawiasz się, w jakiej sytuacji warto zawrzeć z kontrahentem lub pracownikiem umowę o poufności i czy to w ogóle koniecznie? Podpowiadamy, jakie warunki powinna spełniać umowa o poufności, by mogła zostać uznana za ważną. Sprawdź, jakie zapisy warto w niej umieścić i co grozi za niedotrzymanie jej warunków.

 

NDA – co to jest?

 

Non disclosure agreement (NDA), czyli umowa o zachowaniu poufności zaliczana jest do kategorii umów nienazwanych. Dlaczego i jakie są tego skutki? Szczegóły dotyczące NDA nie zostały uregulowane w żadnym akcie prawnym i są zawierane w ramach zasady swobody umów. W praktyce jest ona rozbudowaną klauzulą poufności i żadne przepisy prawa nie wskazują wymogów formalnych, które miałaby spełniać umowa o poufności. Jednym zapisem, którego należy przestrzegać, tworząc umowę o poufności, jest art. 3531 Kodeksu cywilnego, dotyczący swobody zawierania umów. Mówi on, że: Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Umowa NDA zawierana jest ona pomiędzy dwiema stronami:

• udostępniającą informacje poufne,

• przyjmującą informacje poufne.

Może zostać zawarta pomiędzy:

1. pracodawcą (lub zleceniodawcą), a osobą fizyczną, która świadczy na jego rzecz pracę lub usługę,

2. dwoma przedsiębiorcami.

Oznacza to, że NDA można zawrzeć z pracownikiem, zleceniobiorcą (również potencjalnym), podwykonawcą, klientem, dostawcą. Jakie skutki prawne niesie za sobą umowa o poufności? Celem NDA jest zabezpieczenie własnych interesów. Na jej mocy strony zobowiązują się do zachowania w poufności informacji przekazywanych sobie w związku z pozostawaniem w stosunkach gospodarczych. NDA wskazuje zasady, na jakich może odbywać się ujawnienie informacji. Ponadto mówi o tym, jakie konsekwencje grożą osobie, która nie dotrzyma jej warunków. Tym samym strony zabezpieczają się przed ryzykiem pojawienia się szkód, które mogą wiązać się z podjęciem współpracy z określonym podmiotem.

Kiedy jest odpowiedni moment na podpisanie umowy o poufności? Jeżeli zamierzamy zawrzeć umowę o zachowaniu poufności z osobą fizyczną lub pracownikiem, najlepiej zrobić to jeszcze przed rozpoczęciem rozmowy dotyczącej współpracy. Dlaczego? Ponieważ już w tym momencie następuje przedstawienie oferty, a wraz z nią pewnych poufnych danych. NDA zawiera się wyłącznie ze stroną, która mogłaby ujawnić informacje poufne, ponieważ bez zapisów umowy nie obowiązuje jej dochowanie tajemnicy związanej z pełnionym zawodem (np. firma zewnętrza przeprowadzająca audyt w firmie). Jednocześnie nie oznacza to, że uzyskane informacje można podawać do wiedzy publicznej. Chodzi o dochowanie tajemnicy przedsiębiorstwa, czyli informacji, które nie są ogólnodostępne, a które posiadają wartość dla przedsiębiorstwa. Kogo obowiązuje tajemnica zawodowa? Do tej grupy zalicza się lekarzy, adwokatów, radców prawnych, notariuszy, żołnierzy czy psychologów. Istnieje jeszcze tajemnica bankowa, która obejmuje wszystkie czynności prowadzone w ramach działalności usługowej banku.

 

Umowa o poufności NDA – co może zawierać?

 

Umowa o poufności nie musi stanowić odrębnego dokumentu – istnieje możliwość dołączenia jej postanowień do innej umowy. Jednocześnie nie ma przeciwwskazań, które mogłyby stanąć na przeszkodzie w podpisaniu NDA jako osobnej umowy, która po akceptacji obu stron zostanie podpisana. Warto dodać, że przepisy prawa nie regulują nie tylko składników umowy o poufności, ale także jej formy. W praktyce oznacza to, że NDA będzie ważna zarówno w przypadku zawarcia jej w formie pisemnej, jak i ustnej. Jednak zanim zdecydujesz się na zawarcie umowy o zachowaniu poufności z pracownikiem w formie innej niż pisemna, opatrzona podpisami obu stron – zastanów się, czy na wypadek niedotrzymania ustaleń będziesz mógł udowodnić postawione zarzuty. 

Jak już określiliśmy, przepisy prawa nie wskazują, co dokładnie powinno zostać umieszczone w treści umowy o poufności. Zatem może dotyczyć ona wszystkich informacji, którymi strona nie chce podawać do publicznej wiedzy. Umowa o poufności NDA jest rozwiązaniem, które nie jest zarezerwowane wyłącznie dla dużych przedsiębiorców, a na jej zawarcie coraz częściej decydują się małe podmioty, którym zależy na ochronie własnych interesów. Informacją, która może zostać uznana za poufną, jest ta, która dotyczy finansów – chodzi zarówno o źródła finansowania, jak i dane o stanie finansów oraz informacje o płatnościach. Tajemnicą mogą być objęte także procesy technologiczne, metody produkcji czy receptury. W NDA umieszcza się także zapisy stanowiące o poufności haseł i kodów dostępu. Być może planujesz podzielić się z nowym współpracownikiem lub podwykonawcą nowym pomysłem szkolenia pracowników, lub stworzonym biznesplanem? W takiej sytuacji również warto zadbać o bezpieczeństwo własnych interesów i zawrzeć umowę o poufności.

Umowa o poufności, podobnie jak każda inna umowa, powinna zawierać jasne oznaczenie stron, a do podstawowych danych zalicza się: nazwa firmy, forma prawna, siedziba, adres, nr KRS, NIP, REGON, nazwa sądu rejestrowego. Nie może zabraknąć informacji o tym, kto reprezentuje stronę umowy (musi to być osoba uprawniona do podjęcia tej czynności), ponieważ w przypadku spornej sytuacji może okazać się, że umowa o poufności została podpisana przez osobę, która nie miała do tego uprawnień.

Chcąc maksymalnie zabezpieczyć własne interesy, dobrze jest wskazać w umowie dokładnie, jakie informacje są uznawane za poufne. Zadbaj, aby umowa NDA została skonstruowana w taki sposób, aby w razie sporu żadna ze stron nie miała wątpliwości, co oznaczają konkretne jej zapisy. Nie istnieje oficjalny wykaz danych, które miałyby zostać uznane za poufne. Niemniej jednak określa się je jako te, które mają jakąkolwiek wartość dla przedsiębiorstwa. Ważne jest wskazanie okresu, w jakim zapisy umowy będą obowiązywać. Dlaczego to istotne? Ponieważ w przypadku podpisania umowy na czas nieokreślony może dojść do jej wypowiedzenia przez każdą ze stron, co wiąże się z ryzykiem ujawnienia poufnych informacji.

 

Umowa o zaufaniu poufności z osobą fizyczną

 

Czy umowa o zaufaniu poufności z osobą fizyczną jest możliwa? Jak najbardziej! Zasady jej sporządzenia są dokładnie takie same, jak w wymienionych wcześniej przypadkach. Jest to wręcz zalecane działanie, jeżeli współpraca odbywa się pomiędzy jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi. Każda ze stron ma możliwość zawarcia umowy o poufności i dokładnie wskazać, które informacje są chronione tajemnicą. Ponownie wspomnimy, że warto zadbać, aby w treści NDA znalazły się wyłącznie konkretne zapisy. Należy starannie doprecyzować nie tylko wykaz informacji poufnych, ale także zaznaczyć, co rozumiemy pod pojęciem poufności. Można określić, że chodzi np. o ujawnianie, przekazywanie, udostępnianie czy wykorzystywanie danych. Najwyższy poziom ochrony uzyskasz, dokładnie definiując, co rozumiesz pod każdym z tych pojęć. Dodatkowo w treści NDA powinno znaleźć się zobowiązanie strony do zabezpieczenia otrzymanych danych w należyty sposób. Możesz zażądać zwrotu danych zgromadzonych w ramach współpracy lub domagać się ich zniszczenia. Każdą kwestię należy dokładnie opisać w umowie. Pamiętaj, że umowę o poufności zawiera się na wypadek wystąpienia sporu. Wielce prawdopodobne, że nigdy nie zostanie ona wykorzystana, a jednak warto mieć dodatkowe zabezpieczenie.

 

Umowa o zachowaniu poufności z pracownikiem

 

Pracownicy są zobowiązani do zaufania poufności zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Art. 100 Kodeksu pracy mówi, że pracownik jest zobowiązany: dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ten obowiązek rozpoczyna się już w momencie zawarcia umowy o pracę i pracodawca nie musi decydować się na zawarcie dodatkowej umowy o poufności. Nie ma jednak przepisu, który miałby tego zakazać. Jeżeli pracodawca potrzebuje ustalić konkrety dotyczące poufności, to w jego interesie leży podpisanie umowy NDA. Jest to zalecane, jeżeli pracownik będzie miał dostęp do informacji, których wyjawienie niesie za sobą ryzyko negatywnych konsekwencji dla przedsiębiorstwa. Istotne jest sprecyzowanie, które informacje przedstawiają dla pracodawcy wartość gospodarczą i które z nich nie mogą dotrzeć poza ścisłe grono. Jak już nadmieniliśmy, nie ma konieczności zawierania dodatkowej umowy o poufności, ponieważ istnieje możliwość rozszerzenia treści umowy o pracę (lub aneksu czy regulaminu) o dodatkowe zapisy dotyczące klauzuli poufności. Co jeszcze warto ustalić, zawierając umowę o zachowaniu poufności z pracownikiem? Należy określić termin, w którym obowiązuje go klauzula poufności oraz zakaz działalności konkurencyjnej już po ustaniu zatrudnienia.

Podpisując umowę o poufności np. z podwykonawcą, warto zadbać, aby zapisy NDA obejmowały także jego pracowników. Nie oznacza to, że musisz wymagać podpisu dokumentu umowy od każdego ze współpracowników, ponieważ wystarczające będzie zobowiązanie drugiej strony zawierającej umowę, że będzie odpowiadać za swoich pracowników.

 

Co grozi za wyjawienie poufnych informacji?

 

Jeżeli strona zobowiązała się do zachowania poufności i go nie dotrzymała, może ponieść odpowiedzialność na zasadach ogólnych. Oznacza to odpowiedzialność za poniesioną szkodę, nienależyte wykonanie lub niewykonanie zobowiązania, co przekłada się na wypłatę odszkodowania. Wskazanie wysokości poniesionej szkody nie jest łatwe, dlatego do umów o poufności wprowadza się zapis dotyczący kar umownych. To najprostszy i najbezpieczniejszy środek, którego rolą jest zdyscyplinowanie drugiej strony. Dlaczego to rozwiązanie jest wybierane częściej? Ponieważ wystarczające będzie udowodnienie naruszenia zapisów umowy bez konieczności wykazania szkody. Należy dokładnie wskazać, w jakich sytuacjach taka sankcja może zostać nałożona. Częstym zabiegiem jest także wprowadzenie zapisu dotyczącego możliwości natychmiastowego wypowiedzenia umowy o współpracy, jeżeli dojdzie do ujawnienia informacji poufnych.

Choć umowa o poufności nie jest dokładnie określona przepisami prawa, zachęcamy Cię do skrupulatności w tej kwestii i tworzenia konkretnych, zrozumiałych zapisów. Umowa NDA ma służyć jako dodatkowe zabezpieczenie Twoich interesów, dlatego warto zrobić to z należytą starannością. Pamiętaj o dotrzymaniu podstawowych wymogów formalnych, aby umowa była ważna.